作為年會(huì )活動(dòng)策劃組織者，一定要提前跟演員溝通清楚。通常音樂(lè )表演或者娛樂(lè )活動(dòng)要安排在客人預計到達的時(shí)間前至少15分鐘開(kāi)始，這樣就不會(huì )出現冷場(chǎng)。要向演員強調必須在客人到達之前做好準備。有些演員檔期較滿(mǎn)則要提前做好安排。

2、如果年會(huì )活動(dòng)策劃到達高潮，是否需要演藝人員延長(cháng)演出時(shí)間?

3、年會(huì )活動(dòng)策劃設備的使用情況如何?

年會(huì )活動(dòng)策劃人員應該向經(jīng)紀人咨詢(xún)。如果舞臺上擺有公司產(chǎn)品，某些明星可能會(huì )拒絕登臺，因為這樣看起來(lái)像是在為該產(chǎn)品做代言。因此，必須得到對方的書(shū)面同意或者使產(chǎn)品展臺與表演的舞臺區分開(kāi)來(lái)。

5、是否需要化妝室?

演員應該如何著(zhù)裝，是盛裝前來(lái)還是來(lái)到后再換衣服?如果他們人體彩繪或者化妝面積較大，他們是否需要單獨的洗手間?化妝室是否需要采取安保措施?總之，演員的著(zhù)裝和舉止方面的要求必須向簽約的演員交代清楚。

7、是否有不宜演奏的歌曲?

必須知道上述人員的電話(huà)，如果在年會(huì )活動(dòng)策劃當天出現意外，應該知道找誰(shuí)、去哪里找、如何最快找到。

9、年會(huì )活動(dòng)策劃設備什么時(shí)候到，安裝需要多久時(shí)間?

在進(jìn)行年會(huì )活動(dòng)策劃場(chǎng)地布置和餐桌擺設之前，樂(lè )器設備必須安裝到位。設備安裝與會(huì )場(chǎng)內進(jìn)行的其它工作如何協(xié)調?先后次序如何安排?

10、如何處理嘉賓的要求?